Pe scurt
O platformă e-commerce B2B este un magazin online prin care o firmă vinde altor firme: clienții au conturi aprobate, văd prețurile negociate pentru ei, comandă en-gros și plătesc prin transfer bancar, adesea la termen. Diferența față de un magazin B2C nu e designul, ci regulile comerciale și legătura cu ERP-ul sau cu programul de facturare.
Ce este o platformă e-commerce B2B
O platformă e-commerce B2B este software-ul prin care o firmă își vinde online produsele către alte firme, cu regulile relației comerciale dintre ele: cont de client, preț negociat, cantități en-gros, condiții de plată. B2B vine de la business-to-business, vânzarea de la firmă la firmă, spre deosebire de B2C, vânzarea către persoane fizice.
Gomag o definește ca pe un sistem online prin care companiile vând produse sau servicii către alte companii, iar Transart folosește și termenul de portal B2B: un canal online de vânzare dezvoltat pentru companiile de distribuție, importatori sau producători. Platformă B2B, magazin online B2B și portal B2B descriu, în practică, același lucru: locul în care clienții tăi business comandă singuri, fără telefon, e-mail sau agent de vânzări.
O folosesc distribuitorii, producătorii care își aprovizionează revânzătorii și angrosiștii. Dacă ești de partea cealaltă, un magazin care își caută angrosiști și distribuitori, criteriile de alegere sunt în ghidul despre sursele de marfă și furnizorii en-gros.
Magazin online B2B vs B2C: diferențele care contează
Un magazin online B2B diferă de unul B2C prin cine are voie să cumpere, ce preț vede fiecare client, cât comandă și cum plătește. Tehnic, ambele au catalog, coș și comenzi; regulile din spatele lor sunt diferite.
| Aspect | Magazin online B2C | Magazin online B2B |
|---|---|---|
| Cine cumpără | Oricine, adesea fără cont | Firme cu cont aprobat de vânzător |
| Prețul | Același pentru toți vizitatorii | Diferit pe client sau pe grupă, după lista de preț |
| Afișarea prețului | Prețul final, cu taxele incluse | De obicei fără TVA, cu TVA-ul adăugat pe factură |
| Cantitatea | Una sau câteva bucăți | Cantități minime, baxuri, paleți, comenzi recurente |
| Plata | Card sau ramburs, pe loc | Transfer bancar pe baza facturii, adesea la termen, în limita de credit |
| Retururile | Dreptul de retragere al consumatorului | Condiții stabilite prin contract sau prin termenii comerciali |
| Integrările critice | Plăți, curier, facturare | ERP sau program de facturare, stocuri, curier, limite de credit |
Cea mai vizibilă consecință: în B2C, regula bună e să lași clientul să comande fără cont. În B2B e invers, pentru că fără cont clientul nu își vede prețul, condițiile de plată și istoricul.
Cum funcționează un magazin online B2B, de la cont la factură
Clientul firmă cere un cont, tu îl aprobi și îi atribui condițiile comerciale, el comandă la prețurile lui, iar comanda ajunge în ERP sau în programul de facturare, de unde pleacă factura și livrarea. Pe pași:
- Cererea de cont. Clientul completează denumirea firmei, CUI-ul, adresa de facturare, adresele de livrare și persoana de contact.
- Aprobarea. Cineva din firma ta verifică cererea și îi atribuie clientului o grupă de preț, un termen de plată și, după caz, o limită de credit.
- Comanda. Clientul vede prețurile și stocul valabile pentru el și comandă din coș sau dintr-un formular de comandă rapidă.
- Procesarea. Comanda intră în sistemul de gestiune, se verifică stocul și limita de credit, se emite factura sau proforma, iar curierul primește datele pentru AWB.
- După livrare. Clientul vede în cont statusul comenzii și facturile.
Conturile de client, aprobate înainte de prima comandă
Într-un magazin online B2B, clientul nu poate comanda până nu îi aprobi contul, pentru că aprobarea e momentul în care îi atribui prețurile și condițiile de plată. Fără acest filtru, orice vizitator ar vedea prețurile de distribuitor.
Ce merită stabilit dinainte:
- Ce vede un vizitator fără cont. Unele firme ascund tot catalogul, altele arată produsele fără prețuri, ca paginile să poată fi găsite în Google și să aducă cereri de cont noi.
- Cum verifici firma. Verifici datele după CUI în informațiile publice ale ANAF înainte să dai acces la prețuri și, mai ales, la plata la termen.
- Mai mulți utilizatori pe aceeași firmă. La un client mare comandă achizitorul și șeful unui punct de lucru, iar contabilul descarcă facturile. Platforma trebuie să lege mai mulți utilizatori de același cont de firmă, cu drepturi diferite și cu adresele de livrare ale fiecărui punct de lucru.
Prețuri pe client, liste de preț și discounturi de volum
Prețurile B2B sunt personalizate: fiecare client sau grupă de clienți vede prețul negociat, calculat dintr-o listă de preț, dintr-un discount procentual sau din praguri de cantitate. Este funcția care deosebește cel mai clar o platformă B2B de un magazin obișnuit.
- Liste de preț. Un set de prețuri pentru o categorie de clienți, de exemplu revânzători, instalatori sau clienți cu contract.
- Prețuri individuale. Un client important are, pentru anumite produse, un preț negociat separat, care are prioritate față de listă.
- Discount de volum. Prețul unitar scade de la anumite cantități, iar pragurile apar în pagina de produs, ca clientul să vadă ce câștigă dacă mai adaugă un bax.
- Prețuri cu sau fără TVA. În B2B prețurile se afișează de obicei fără TVA, iar TVA-ul se adaugă pe factură. Dacă același magazin vinde și către persoane fizice, consumatorii trebuie să vadă prețul final, cu taxele incluse, așa că afișarea se schimbă după tipul contului. Cum tratezi TVA-ul în cazul firmei tale stabilești cu contabilul.
Un exemplu: un distribuitor de materiale pentru instalații are trei grupe de clienți: instalatori, magazine de specialitate și firme de construcții cu contract. Același robinet apare la trei prețuri diferite, după grupa clientului logat. Una dintre firmele de construcții are, în plus, un preț special pe țevi, negociat pentru un șantier. Dacă toate aceste prețuri există deja în ERP, platforma trebuie să le preia de acolo, nu să le primească a doua oară, introduse de mână. Altfel, la prima schimbare de listă, cele două sisteme afișează prețuri diferite, iar clientul îl vede pe cel greșit.
Magazin online en gros: cantități minime, comandă rapidă și comenzi repetate
Un magazin online en gros e construit pentru comenzi mari și repetate: impune cantități minime, vinde la bax sau la palet și îi lasă pe clienți să comande după cod sau să repete o comandă anterioară. Clientul B2B știe deja ce vrea, deci platforma trebuie să îl lase să comande repede.
- Cantitatea minimă de comandă. Se stabilește pe produs, de exemplu cel puțin un bax, sau pe comandă, ca valoare minimă, și se impune în coș, nu doar în descriere.
- Multipli de ambalare. Dacă un bax are un număr fix de bucăți, produsul se comandă doar în multipli ai acelui număr.
- Formular de comandă rapidă. Clientul introduce codurile și cantitățile într-un tabel sau încarcă un fișier CSV, fără să răsfoiască catalogul.
- Comenzi repetate. Din istoric, clientul reia o comandă anterioară și schimbă doar cantitățile; listele salvate servesc aprovizionării recurente.
Plata la termen, limita de credit și plata cu cardul
În B2B, plata se face de obicei prin transfer bancar, pe baza facturii sau a proformei, iar clienții verificați primesc un termen de plată și o limită de credit. Plata cu cardul rămâne utilă pentru clienții noi și pentru comenzile mici.
Ce trebuie să știe să facă platforma:
- Metode de plată diferite pe client. Un client nou vede doar plata în avans, cu cardul sau prin transfer pe baza proformei; unul cu istoric vede și plata la termen.
- Termenul de plată atribuit fiecărui client, afișat în comandă și preluat pe factură.
- Verificarea limitei de credit. Înainte să accepte o comandă cu plata la termen, platforma o compară cu soldul restant al clientului, citit din ERP sau din programul de facturare. Dacă limita e depășită, comanda se oprește sau merge la aprobare.
- Documentele în cont. Facturile, proformele și, dacă sistemul tău o ține, situația plăților, descărcabile oricând.
Integrările: ERP sau programul de facturare, stocul și curierii
Un magazin online B2B e util doar conectat la sistemul în care firma își ține deja produsele, prețurile, stocul și clienții, de obicei un ERP sau un program de gestiune și facturare. Fără integrare, cineva copiază comenzile de mână dintr-un sistem în altul, iar greșelile ajung la client.
Pentru fiecare tip de date, stabilește ce sistem are ultimul cuvânt și în ce direcție circulă informația:
| Date | Unde se află de obicei | Direcția |
|---|---|---|
| Produse, coduri, prețuri, liste de preț | ERP | Din ERP în magazin |
| Stocuri | ERP sau gestiune | Din ERP în magazin, cât mai des |
| Clienți și condiții de plată | ERP | Conturile noi pleacă din magazin, condițiile vin din ERP |
| Comenzi | Magazin | Din magazin în ERP, imediat după plasare |
| Facturi și statusuri | ERP sau program de facturare | Din ERP în contul clientului |
| AWB și urmărirea livrării | Curier | De la curier în magazin |
În România, facturile către alte firme se transmit prin sistemul RO e-Factura, așa că programul de facturare legat de magazin trebuie să le poată trimite acolo, direct sau prin contabil. Ce presupune facturarea pentru un magazin online și cum o verifici înainte de lansare găsești în checklistul de acte și facturare pentru un magazin online.
La livrare, comenzile B2B mari pot pleca pe palet sau cu mașinile firmei, nu doar prin curier, deci regulile de transport depind de cantitate și de client.
Un scenariu frecvent: un distribuitor primește comenzi pe e-mail, la telefon și pe WhatsApp, iar un operator le introduce de mână în programul de gestiune. Firma lansează un magazin B2B, dar stocul din site se actualizează o dată pe zi, dintr-un export. Dimineața, un client comandă o cantitate care se vânduse deja prin agent, iar comanda nu mai poate fi onorată. Problema nu e platforma, ci sincronizarea: stocul trebuie actualizat cât de des permite sistemul de gestiune, iar comanda trebuie să ajungă în ERP imediat ce e plasată, nu la sfârșitul zilei.
De ce contează o platformă B2B pentru o firmă din România
O platformă B2B contează pentru că mută comenzile repetitive de pe telefon și e-mail într-un sistem în care clientul comandă singur, oricând, la prețul corect. Agenții de vânzări rămân cu timp pentru clienți noi și negocieri, nu pentru dictarea codurilor de produs.
Pentru o firmă mică sau mijlocie, de la un distribuitor din București la un producător regional, câștigurile concrete sunt acestea:
- Mai puține greșeli de preluare. Codul și cantitatea le introduce clientul, nu le transcrie un operator.
- Comenzi în afara programului. Un magazin își face comanda seara, după închidere, iar comanda te așteaptă dimineața.
- Informații la vedere. Stocul, prețul, facturile și statusul livrării sunt în cont, deci scad telefoanele de tipul „mai aveți pe stoc?”.
- Clienți noi fără vizita unui agent. Un magazin din alt județ te găsește în Google, cere un cont și comandă după aprobare.
Cum alegi: platformă B2C cu extensii B2B, platformă B2B dedicată sau dezvoltare custom
Ai trei variante: o platformă de magazin online obișnuită, cu funcții B2B adăugate prin module sau pluginuri, o platformă construită special pentru B2B sau un magazin dezvoltat la comandă, în jurul proceselor tale. Alegerea depinde de cât de complicate sunt regulile de preț și de cât de strâns trebuie legată platforma de ERP.
| Variantă | Potrivită când | Limita |
|---|---|---|
| Platformă B2C cu extensii B2B | Vinzi și către persoane fizice și ai câteva grupe de preț | La combinații de prețuri, credit și ERP, extensiile se pot contrazice |
| Platformă B2B dedicată | Vinzi în principal către firme, iar platforma se integrează cu ERP-ul tău | Te adaptezi la fluxurile ei; ce nu e prevăzut se face greu |
| Dezvoltare custom | Regulile de preț, aprobare sau livrare sunt specifice firmei, iar integrarea e critică | Cere o analiză mai lungă și un partener tehnic pe termen lung |
Pe piața din România există oferte pentru primele două variante. Extended se prezintă ca platformă eCommerce pentru magazine B2C și B2B, cu integrări ERP, iar Dock9 B2B este descrisă de producătorul ei ca platformă de vânzări business-to-business pentru companii de distribuție și producție. Cum tratează platformele cunoscute prețurile diferite pe client găsești în comparația platformelor populare de magazin online.
Decizia pentru o firmă mică din România. Dacă vinzi deja online către persoane fizice și vrei prețuri separate pentru câțiva revânzători, o extensie B2B pe platforma existentă e pasul cel mai mic. Dacă vinzi aproape numai către firme, ai un ERP și clienți care comandă săptămânal, cântărește o platformă B2B dedicată. Dezvoltarea custom merită când ai reguli pe care nicio platformă nu le acoperă fără compromisuri, cum sunt prețurile după formule proprii sau aprobările pe mai multe niveluri. Un proiect de creare magazin online la Magnitude Web poate include integrări cu ERP-ul, gestiunea de stoc, facturarea și curierii, prin API-uri, webhook-uri și sincronizări de stoc, plus logica pentru reguli comerciale diferite, definite încă din faza de arhitectură.
Pașii de pornire pentru un magazin online B2B
Începi cu regulile comerciale, nu cu designul: scrii cum vinzi azi, apoi alegi platforma care le poate respecta.
- Scrie regulile actuale: grupele de clienți, listele de preț, discounturile, cantitățile minime, termenele de plată și cine aprobă fiecare lucru.
- Inventariază sistemele: ce ERP sau program de facturare folosești, dacă are API sau exporturi și cine îl administrează.
- Stabilește ce vede vizitatorul fără cont.
- Alege varianta după reguli și integrări, nu după temă.
- Pregătește datele: coduri de produs curate, unități de ambalare corecte, fotografii, fișe tehnice.
- Pornește cu un grup mic de clienți care comandă des, apoi extinde la ceilalți.
Partea comună cu orice magazin, de la structura categoriilor la testarea comenzilor, e descrisă în ghidul complet pentru crearea unui magazin online.
Checklist înainte să deschizi platforma clienților:
- Un client de test din fiecare grupă vede prețurile corecte, cu sau fără TVA, după tipul contului.
- O comandă sub cantitatea minimă este blocată, cu un mesaj clar.
- O comandă cu plata la termen peste limita de credit se oprește sau merge la aprobare.
- Comanda ajunge în ERP cu codurile, cantitățile și prețurile corecte.
- Factura apare în contul clientului, iar stocul din site scade după vânzare.
- Un utilizator al unei firme nu vede prețurile sau comenzile altei firme.
Greșeli frecvente la o platformă B2B
Cele mai scumpe greșeli vin din reguli comerciale nescrise și din sincronizări lăsate pe mai târziu, nu din design.
- Un magazin B2C cu alt nume. Comandă fără cont, prețuri cu TVA pentru toți, plată doar cu cardul; clienții firme se întorc la telefon.
- Prețuri introduse de mână în două locuri. ERP-ul și magazinul ajung să arate prețuri diferite aceluiași client.
- Prețuri expuse din greșeală. O pagină păstrată în cache sau un feed de produse arată prețurile de distribuitor vizitatorilor fără cont ori altor clienți.
- Aprobarea conturilor fără un responsabil. Cererile stau zile întregi, iar clientul nou renunță.
- Agenții de vânzări lăsați pe dinafară. Dacă nu văd comenzile clienților lor în platformă, nu o vor recomanda.
Termeni pe care merită să îi știi
Termenii de mai jos apar în orice discuție despre o platformă B2B și merită clarificați înainte să vorbești cu un furnizor de platformă sau cu un developer.
- ERP: sistemul în care firma își ține gestiunea, contabilitatea, stocurile și clienții; pentru o platformă B2B e, de obicei, sursa de adevăr pentru prețuri și stoc.
- Factură proformă: documentul pe baza căruia clientul plătește în avans, înainte de livrare și de factura propriu-zisă.
- Limită de credit: valoarea maximă a facturilor neplătite pe care o accepți de la un client.
- Feed de produse: fișierul XML sau CSV, ori conexiunea prin API, prin care produsele, prețurile și stocul trec dintr-un sistem în altul.
Întrebări frecvente
Care este diferența dintre un magazin online B2B și unul B2C?
Diferența este în regulile comerciale. În B2B cumpără firme cu cont aprobat, fiecare la prețul negociat, în cantități mari și, de obicei, prin transfer bancar, uneori la termen. În B2C cumpără oricine, la același preț, și plătește pe loc.
Pot vinde B2B și B2C pe același magazin online?
Da, printr-un magazin hibrid, în care tipul contului decide prețul, afișarea TVA-ului și metodele de plată. Când regulile B2B devin complicate, multe firme separă portalul B2B de magazinul pentru persoane fizice.
Am nevoie de ERP ca să am o platformă B2B?
Nu neapărat, dar ai nevoie de un singur loc în care să ții prețurile, stocul și clienții. O firmă mică poate porni cu programul de gestiune și facturare pe care îl folosește deja, dacă platforma se poate conecta la el.
Ce înseamnă vânzări B2B?
Vânzările B2B, de la business-to-business, sunt vânzările dintre firme: un producător către un distribuitor, un distribuitor către un magazin sau un angrosist către o firmă care folosește produsele în activitatea ei.
Clienții B2B au drept de retur ca într-un magazin obișnuit?
Nu automat. Dreptul de retragere de la cumpărăturile la distanță este un drept al consumatorului, iar o firmă care cumpără pentru activitatea ei nu îl are din lege. În B2B, returul se stabilește prin contract sau prin termenii comerciali, pe care îi redactezi ori îi verifici cu un jurist.