Acte necesare pentru deschiderea unui magazin online: checklistul firmei și al paginilor legale

Pe scurt

Pentru un magazin online în România ai nevoie de o firmă înregistrată la Registrul Comerțului, cu activitatea de comerț online autorizată, și de un set de pagini legale în site: termeni și condiții, politica de confidențialitate, politica de cookies, politica de retur și informațiile cerute de ANPC. Se adaugă facturarea corectă și informațiile complete despre produse și prețuri.

Notă: acest ghid are caracter informativ și nu este consultanță juridică sau fiscală. Regulile se schimbă, iar detaliile depind de ce vinzi și cui vinzi, așa că fiecare punct de mai jos se confirmă cu un contabil sau cu un avocat înainte de lansare.

Ce acte îți trebuie pentru un magazin online: lista pe scurt

Actele pentru un magazin online se împart în două grupe: documentele firmei, care îți permit să vinzi și să emiți facturi, și paginile legale din site, care îi spun clientului cine ești, ce cumpără și ce drepturi are. Ambele trebuie să fie gata înainte de prima comandă, nu după.

Ghidul StartupCafe despre actele unui magazin online pornește tot de la înființarea firmei (cererea de înființare, dovada depunerii capitalului social și eventualele autorizații de funcționare), iar Asirom pune pe primul loc certificatul de înregistrare de la Registrul Comerțului. Restul listei ține de site.

Firma și forma juridică: prima etapă

Ca să vinzi constant online ai nevoie de o formă de organizare înregistrată; forma potrivită, de obicei SRL sau PFA, o alegi împreună cu un contabil.

• Ai discutat cu un contabil ce formă de organizare ți se potrivește pentru volumul și tipul de vânzări pe care le estimezi.
• Ai verificat disponibilitatea numelui firmei și, separat, dacă numele magazinului se lovește de o marcă înregistrată.
• Ai depus dosarul de înființare și ai primit certificatul de înregistrare.
• Ai un cont bancar pe numele firmei, în care vor intra încasările de la procesatorul de plăți și de la curier.
• Știi de la contabil dacă firma este sau nu înregistrată în scopuri de TVA și ce înseamnă asta pentru prețuri și facturi.

De ce contează: furnizorii en-gros, procesatorii de plăți și curierii lucrează cu firme, nu cu persoane fizice. Fără firmă nu poți emite facturi și nici nu poți justifica marfa cumpărată. Dacă nu ai decis încă ce vinzi, sursele de marfă și documentele pe care le primești de la fiecare sunt explicate în ghidul despre de unde cumperi marfă și cum testezi furnizorii.

Ce cod CAEN îți trebuie pentru magazinul online

Pentru magazinul online ai nevoie de codul CAEN pentru comerț online, stabilit cu contabilul, plus codurile pentru orice altă activitate pe care o desfășori efectiv. Nu copia un cod dintr-un articol mai vechi: clasificarea se poate schimba, iar codul corect depinde de ce vinzi și de felul în care vinzi.

• Ai stabilit cu contabilul codul CAEN pentru comerț online, conform clasificării în vigoare.
• Ai adăugat codurile pentru activitățile secundare reale: vânzare în magazin fizic, servicii de montaj, producție proprie.
• Ai verificat că activitatea de vânzare online este autorizată la adresa corectă.

De ce contează: o activitate nedeclarată sau autorizată la altă adresă decât cea la care se desfășoară poate crea probleme la un control și la bancă. Corectarea ulterioară cere depuneri noi la Registrul Comerțului.

Sediul social și punctul de lucru

Firma are un sediu social, iar dacă ții marfa sau pregătești coletele în alt spațiu, întreabă contabilul dacă acel spațiu trebuie declarat ca punct de lucru. Răspunsul depinde de ce faci concret la fiecare adresă.

• Ai documentul care îți dă dreptul să folosești spațiul de la sediu (contract de închiriere, comodat sau act de proprietate).
• Ai stabilit cu contabilul unde trebuie autorizată activitatea: la sediu, la un punct de lucru sau în ambele locuri.

De ce contează: adresa firmei apare în termeni, pe facturi și în subsolul site-ului, iar ea trebuie să se potrivească cu locul de unde pleacă marfa.

Ce autorizații îți trebuie pentru magazin online

Pentru multe produse obișnuite, cum sunt hainele, accesoriile sau decorațiunile, nu există o autorizație separată pentru vânzarea online, dincolo de firma înregistrată și de activitatea declarată. Unele categorii au însă reguli și avize proprii, care se aplică și când vinzi pe internet.

• Ai verificat dacă produsele tale intră într-o categorie reglementată: alimente, suplimente alimentare, cosmetice, alcool, produse pentru copii sau produse cu cerințe speciale de siguranță.
• Pentru alimente, ai întrebat la Direcția Sanitară Veterinară și pentru Siguranța Alimentelor (DSVSA) din județul tău ce înregistrare sau autorizare îți trebuie.
• Ai cerut de la furnizori documentele de conformitate ale produselor și le păstrezi ordonat.
• Ai verificat că produsele au etichetele și instrucțiunile în limba română.

De ce contează: întrebarea „ce autorizații sunt necesare pentru un magazin alimentar” apare des pentru că alimentele sunt printre categoriile cele mai reglementate, iar regulile nu dispar când vânzarea se mută online. Dacă vinzi prin dropshipping, obligațiile rămân tot la tine; cum circulă răspunderea între tine și furnizor e explicat în ghidul despre ce înseamnă dropshipping-ul pentru un magazin din România.

Termenii și condițiile magazinului online

Termenii și condițiile sunt contractul dintre magazin și client: spun cine vinde, cum se plasează și se confirmă comanda, cum se plătește, cum se livrează și ce garanții are produsul. Se scriu pentru magazinul tău, nu se copiază de la altul.

• Datele de identificare ale firmei sunt complete: denumirea, codul fiscal, numărul de înregistrare la Registrul Comerțului, sediul, telefonul și adresa de e-mail.
• Pașii comenzii sunt descriși așa cum funcționează în site, inclusiv momentul în care se încheie contractul.
• Metodele de plată și de livrare din text sunt exact cele active în magazin.
• Garanția legală de conformitate și, dacă o oferi, garanția comercială sunt explicate separat.
• Butonul final din checkout arată clar că plasarea comenzii implică obligația de plată.

De ce contează: la o reclamație, primul document citit este acesta. Orice diferență față de ce se întâmplă în realitate se întoarce împotriva ta.

Politica de confidențialitate și GDPR

Politica de confidențialitate explică ce date personale colectezi, de ce, cât timp le păstrezi, cui le transmiți și ce drepturi are clientul, așa cum cere GDPR. Un magazin online colectează date la fiecare comandă, deci politica e obligatorie din prima zi.

• Ai făcut lista datelor pe care le colectezi: nume, adresă, telefon, e-mail, istoricul comenzilor, datele din conturile de client.
• Ai notat pentru fiecare scopul: livrare, facturare, newsletter, reclame.
• Ai trecut firmele cărora le transmiți date: curierul, procesatorul de plăți, programul de facturare, platforma de e-mail marketing.
• Newsletterul are o bifă separată, nebifată implicit, și un link de dezabonare în fiecare e-mail.
• Ai o adresă la care clientul poate cere accesul la date sau ștergerea lor și știi cine răspunde.

De ce contează: politica trebuie să descrie ce se întâmplă efectiv în magazin. Orice aplicație nouă care primește date, de la chat la recenzii, o schimbă.

Politica de cookies și consimțământul vizitatorului

Politica de cookies spune ce cookie-uri folosește site-ul, iar bannerul de consimțământ cere acordul vizitatorului pentru cele care nu sunt strict necesare, cum sunt cele de analiză și de publicitate. Acestea se plasează doar după ce vizitatorul acceptă.

• Ai lista cookie-urilor din site, grupate pe categorii: necesare, de analiză, de marketing.
• Bannerul oferă o opțiune de refuz la fel de ușor de găsit ca acceptarea.
• Scripturile de analiză și pixelii de reclame pornesc doar după acord.
• Vizitatorul își poate schimba alegerea mai târziu, dintr-un link vizibil în subsol.

Un scenariu frecvent: un magazin nou instalează un banner de cookies dintr-un plugin gratuit, iar separat, din tema site-ului, rulează pixelul de reclame și codul de analiză. Bannerul apare, vizitatorul apasă „Refuz”, dar scripturile se încărcaseră deja la deschiderea paginii. Cookie-urile de marketing sunt deci plasate fără acord. Verificarea e simplă: deschizi site-ul într-o fereastră privată, refuzi cookie-urile și te uiți în instrumentele browserului ce cookie-uri s-au salvat.

Consimțământul influențează și datele din campanii, așa că merită configurat corect înainte de a porni reclamele descrise în ghidul despre cum promovezi un magazin online și în ce ordine pornești canalele.

Politica de retur și dreptul de retragere în 14 zile

În Uniunea Europeană, consumatorul care cumpără la distanță are dreptul să se retragă din contract în 14 zile, fără să își justifice decizia, iar politica de retur explică pas cu pas cum își exercită acest drept. Legea prevede și câteva excepții, de exemplu produsele personalizate la cererea clientului; lista exactă care ți se aplică o stabilești cu juristul.

• Politica spune clar de la ce moment curg cele 14 zile și cum anunță clientul că renunță.
• Clientul are la dispoziție un formular de retragere sau o altă cale simplă de a-și anunța decizia.
• Ai stabilit cine plătește transportul la retur și ai scris asta explicit.
• Știi cum și în ce interval restitui banii, inclusiv pentru plățile ramburs.
• Excepțiile pe care le aplici sunt confirmate de jurist, nu preluate dintr-un model.
• Condițiile furnizorilor tăi pentru retururi îți acoperă obligațiile față de client.

De ce contează: dreptul de retragere e al clientului, nu o politică comercială a magazinului, deci nu îl poți scurta și nici nu îl poți condiționa de ambalajul sigilat pentru orice produs. Regula e aceeași și când marfa pleacă direct de la furnizor.

Un exemplu: un magazin de articole pentru casă scrie în politică „nu acceptăm retururi la produsele desfăcute”, preluând fraza de pe un site din altă categorie. Un client desface cutia unei lămpi, se răzgândește și cere banii înapoi în termen. Magazinul refuză, clientul face reclamație, iar fraza nu îl apără, pentru că nu corespunde unei excepții aplicabile unei lămpi. O politică scrisă pentru produsele tale ar fi evitat conflictul.

Facturarea și e-Factura

Fiecare vânzare se documentează cu o factură sau cu documentul fiscal stabilit de contabil, iar facturile se transmit prin sistemul național RO e-Factura: cele către alte firme din România și, din 1 ianuarie 2025, și cele către persoane fizice, adică exact facturile pe care le emite un magazin online. Cum se aplică regula în cazul firmei tale, inclusiv termenele de transmitere, stabilești cu contabilul.

• Ai un program de facturare conectat la magazin sau un flux clar de emitere manuală.
• Datele firmei, seria și numerotarea facturilor sunt configurate și verificate pe o comandă de test.
• Checkoutul permite clientului persoană juridică să introducă datele firmei.
• Facturile ajung în e-Factura, și cele către firme, și cele către persoane fizice, direct din programul de facturare sau prin contabil.
• Ai întrebat contabilul dacă ai nevoie de casă de marcat, în funcție de metodele de plată și de livrare.

De ce contează: facturarea greșită nu se vede în site, dar apare la prima verificare a contabilului, iar corecturile pe zeci de comenzi durează.

Informațiile despre produs și afișarea prețului

Clientul trebuie să vadă înainte de comandă caracteristicile principale ale produsului, prețul final cu taxele incluse, costul livrării și termenul în care primește coletul.

• Fiecare produs are caracteristicile principale: dimensiuni, material, compatibilitate, variante.
• Prețul afișat este prețul final pe care îl plătește consumatorul.
• Costul livrării și eventualele taxe suplimentare apar înainte de plasarea comenzii, nu doar în e-mailul de confirmare.
• Termenul de livrare afișat e cel real, inclusiv pentru produsele care nu sunt în stoc propriu.
• Pentru reduceri, ai verificat cu juristul regulile despre prețul anterior pe care îl afișezi lângă cel redus.

De ce contează: pagina de produs este locul în care clientul decide, iar tot ce află abia după plată pare ascuns. Structura unei pagini de produs, de la galerie la informațiile de livrare, e descrisă în ghidul complet pentru un magazin online nou.

Ce cere ANPC de la un magazin online

ANPC urmărește ca un magazin online să își informeze corect consumatorii: datele firmei, prețurile, drepturile clientului și căile prin care își poate rezolva o reclamație. În site trebuie să apară informațiile despre soluționarea alternativă a litigiilor cerute de ANPC — verifică forma actuală pe site-ul ANPC.

• Ai verificat pe site-ul ANPC ce informații și ce elemente vizuale se cer acum în magazin.
• Ai o adresă de e-mail și un telefon pentru reclamații, afișate vizibil.
• Ai scos din subsol orice link sau element preluat dintr-un model vechi pe care nu l-ai verificat.

De ce contează: multe magazine copiază subsolul altui site împreună cu linkurile lui, iar unele au rămas fără obiect. Platforma europeană de soluționare online a litigiilor (SOL) a fost închisă, așa că un link către ea nu mai este o cerință actuală. Informațiile despre soluționarea litigiilor se iau de pe site-ul ANPC, în forma de acum.

Ce faci singur, ce face contabilul și ce face agenția

Pentru o firmă mică din România, împărțirea sănătoasă e aceasta: contabilul se ocupă de firmă, coduri, TVA și facturare, avocatul sau juristul redactează sau verifică textele legale, iar tu confirmi că ele descriu exact ce se întâmplă în magazin. Partea tehnică leagă totul de site.

Un proiect de creare magazin online poate include integrarea plăților prin Netopia sau Stripe, plata ramburs, facturarea automată și generarea AWB-ului, plus pagini de produs cu informațiile despre livrare și retur. Textele legale propriu-zise rămân în grija avocatului sau a juristului tău: agenția le publică și le leagă corect în site, nu le redactează. Un magazin online la Magnitude Web pornește de la 700 €, iar costurile cu firma și contabilitatea se adaugă separat.

Checklist înainte de lansare: plasează o comandă de test cu plată cu cardul și una cu ramburs, pe numele tău. Verifică factura, linkurile către termeni și politica de retur din e-mailul de confirmare și dacă prețul din coș, cu livrarea, coincide cu cel anunțat. Deschide site-ul într-o fereastră privată și refuză cookie-urile. Citește subsolul ca un client: datele firmei, contactul și informațiile ANPC trebuie să fie acolo.

Greșeli frecvente la actele unui magazin online

Cele mai multe probleme nu vin din acte lipsă, ci din acte care nu corespund cu ce se întâmplă în magazin. Iată ce se omite cel mai des:

1. Textele legale copiate de pe alt site. Descriu alți curieri, alte metode de plată și alte termene decât ale tale.
2. Un banner de cookies care nu blochează nimic. Butonul de refuz există, dar scripturile se încarcă oricum.
3. Excepții inventate la dreptul de retragere. Fraze de tipul „nu primim retur la produse desfăcute” aplicate tuturor produselor.
4. Costul livrării aflat abia la final. Clientul vede un preț în pagina de produs și altul în confirmarea comenzii.
5. Linkuri moștenite în subsol. Inclusiv linkul către platforma SOL, care nu mai funcționează.
6. Codul CAEN ales fără contabil. Preluat dintr-un articol vechi, pentru altă activitate sau altă clasificare.
7. Facturarea lăsată pe după lansare. Primele comenzi se facturează manual, cu greșeli corectate apoi una câte una.

Întrebări frecvente

Ce cod CAEN folosești pentru un magazin online?

Folosești codul CAEN pentru comerț online, stabilit cu contabilul, plus codurile pentru celelalte activități reale ale firmei. Nu îl lua dintr-un articol de pe internet, pentru că depinde de ce vinzi și de clasificarea în vigoare.

Pot deschide un magazin online fără firmă?

Nu, pentru a vinde constant online ai nevoie de o formă de organizare înregistrată, de obicei SRL sau PFA. Fără ea nu poți emite facturi, iar procesatorii de plăți, curierii și furnizorii en-gros lucrează cu firme. Forma potrivită o alegi cu un contabil.

Cât costă să deschizi un magazin online?

Costul total depinde de trei grupe de cheltuieli: înființarea firmei, contabilitatea lunară și magazinul propriu-zis, la care se adaugă marfa și promovarea. Ghidul Wise pune explicit înființarea firmei și serviciile de contabilitate printre cheltuielile de pornire. Sumele exacte pentru firmă le afli de la contabil.

Pot folosi termenii și condițiile altui magazin?

Nu e o idee bună: termenii altui magazin descriu alte metode de plată, alți curieri și alte excepții de la retur, iar textul e al altcuiva. Cere unui avocat sau jurist să redacteze ori să verifice varianta ta.