Pe scurt
Nu poți deschide un magazin online fără firmă: vânzarea constantă de produse este activitate comercială și cere o formă înregistrată, de obicei PFA, întreprindere individuală sau SRL. Ca persoană fizică poți vinde ocazional lucruri personale folosite. Forma potrivită o alegi cu un contabil, înainte de prima comandă.
Notă: ghidul are caracter informativ și nu este consultanță juridică sau fiscală. Încadrarea exactă depinde de ce vinzi, cât de des și cui, așa că o confirmi cu un contabil înainte să te înregistrezi.
Poți vinde online fără firmă?
Fără firmă poți vinde online doar ocazional și doar lucruri personale, cum sunt hainele, cărțile sau aparatele pe care nu le mai folosești. Când cumperi ca să revinzi, produci ca să vinzi sau vinzi repetat, sub un nume de magazin, activitatea devine, de regulă, comercială și ai nevoie de o formă de organizare înregistrată.
Sursele care răspund la aceeași întrebare merg în aceeași direcție. Ghidul de pe startshop.ro spune că legea permite vânzarea online fără firmă doar în situații limitate, atunci când activitatea nu este considerată „economică organizată”. Ghidul Gomag despre crearea unui magazin online răspunde scurt „Nu” la întrebarea dacă poți vinde online fără firmă înregistrată și invocă Legea nr. 365/2002 privind comerțul electronic.
În vorbirea de zi cu zi, „firmă” înseamnă orice formă înregistrată la Registrul Comerțului, inclusiv PFA-ul. Pentru un magazin online, oricare dintre ele îți dă cadrul în care poți vinde, încasa și factura.
Vânzare ocazională sau activitate comercială: unde e diferența
Diferența nu ține de locul în care vinzi, ci de ce faci: să vinzi din când în când lucrurile tale folosite e altceva decât o activitate repetată, organizată, făcută ca să obții venit. Site, Instagram sau platformă de anunțuri, încadrarea urmează faptele, nu canalul.
Semnele de mai jos nu sunt o definiție legală, ci felul în care arată, de obicei, cele două situații:
| Semn | De regulă, vânzare ocazională | De regulă, activitate comercială |
|---|---|---|
| Ce vinzi | Lucruri cumpărate pentru tine și folosite | Produse cumpărate sau făcute ca să fie vândute |
| Cât de des | Din când în când, la o curățenie sau la o mutare | Repetat, cu produse noi adăugate constant |
| Stocul | Obiecte unice, fără stoc | Stoc propriu sau marfă comandată de la furnizori |
| Cum te prezinți | Un anunț pe numele tău | Un nume de magazin, o pagină dedicată, reclame plătite |
| Scopul | Scapi de ce nu mai folosești | Câștigi din diferența dintre cost și preț sau din munca ta |
Niciun semn luat separat nu decide încadrarea. Cu cât te recunoști în mai multe rânduri din a doua coloană, cu atât e mai probabil să desfășori o activitate economică, iar dacă ești la limită, întrebarea merge la un contabil.
Un scenariu frecvent: cineva vinde pe o platformă de anunțuri hainele de care copiii nu mai au nevoie. Se vând repede, așa că începe să cumpere loturi de haine second-hand ca să le revândă și deschide un cont de Instagram cu nume de magazin. Primele anunțuri erau vânzare ocazională. Din momentul în care marfa se cumpără ca să fie revândută, activitatea arată, de regulă, a comerț, chiar dacă volumul pare mic.
Aceeași logică se aplică produselor făcute de tine, de la bijuterii la ceramică: dacă le faci ca să le vinzi, constant, e o activitate economică, chiar dacă lucrezi acasă.
PFA, întreprindere individuală sau SRL: formele comparate
Pentru un magazin online alegi, de regulă, între PFA, întreprindere individuală și SRL. PFA-ul și întreprinderea individuală sunt mai simplu de ținut, dar pentru datoriile activității răspunzi și cu bunurile personale; SRL-ul cere mai multă administrare, dar separă, ca regulă generală, riscul afacerii de patrimoniul tău.
| Formă | Ce este, în practică | Cine răspunde pentru datorii | Evidența contabilă | Se potrivește când |
|---|---|---|---|---|
| Persoană fizică neînregistrată | Nu e o formă de afacere; acoperă vânzarea ocazională a bunurilor personale | Nu există datorii ale unei activități | Nu ții evidența unei activități | Vinzi din când în când lucruri folosite, nu ai un magazin |
| PFA (persoană fizică autorizată) | Tu, autorizat să desfășori o activitate pe cont propriu, înregistrat la Registrul Comerțului | Tu, cu bunurile afectate activității și, în completare, cu tot patrimoniul personal | Mai simplă; unii o țin singuri, mulți apelează la un contabil | Vinzi singur, pornești mic și vrei o administrare simplă |
| Întreprindere individuală (II) | O întreprindere organizată de o persoană fizică, tot fără personalitate juridică | Ca la PFA: întreprinzătorul, inclusiv cu bunurile personale | Asemănătoare cu cea a unui PFA | Lucrezi pe cont propriu, dar vrei o structură de întreprindere și te gândești la angajați |
| SRL (societate cu răspundere limitată) | O societate, persoană juridică separată de tine, cu unul sau mai mulți asociați | Ca regulă generală, societatea; asociații răspund în limita aportului la capital | Contabilitate completă, ținută de regulă de un contabil | Vrei asociați, plănuiești să crești sau vrei să separi riscul afacerii de bunurile tale |
Există și întreprinderea familială, pentru membrii unei familii care lucrează împreună, dar pentru un magazin pornit de o singură persoană alegerea reală e între cele trei de mai sus.
Din tabel lipsesc intenționat impozitele și contribuțiile. Diferă de la o formă la alta, se schimbă des și depind de venituri, cheltuieli și regimul de TVA, așa că o comparație pe bani o faci cu un contabil, pe cifrele tale.
PFA sau SRL pentru un magazin online: cum decizi
Pentru un magazin mic, pornit de o singură persoană, PFA-ul este de obicei varianta mai simplă de început. SRL-ul are sens când vrei un asociat, plănuiești să crești repede, lucrezi cu parteneri care preferă o societate sau vrei ca riscul afacerii să nu ajungă la bunurile personale.
Întrebările cu care mergi la contabil:
- Cât estimezi că vei vinde în primul an și ce cheltuieli vei avea: marfă, transport, reclame, comisioane?
- Vinzi singur sau cu un asociat?
- De unde cumperi marfa: din România, din alt stat UE sau din afara UE?
- Vinzi doar către persoane fizice sau și către firme?
- Cum se aplică TVA-ul în cazul tău și din ce moment?
- Ce cod CAEN declari pentru comerțul online și pentru celelalte activități reale?
Forma aleasă nu e definitivă: mulți pornesc ca PFA și înființează un SRL când afacerea crește. Trecerea înseamnă însă o entitate nouă, cu alt cod fiscal, deci contractele, contul bancar și datele din magazin se refac pe noua firmă.
Ce îi trebuie unui magazin online și nu are o persoană fizică
Un magazin online funcționează pe contracte și documente care se fac, de regulă, pe numele unei forme înregistrate: contul la procesatorul de plăți, facturile, contractul cu curierul și datele din paginile legale. Fără ele, magazinul nu poate încasa și livra normal.
- Plata cu cardul. Procesatorul de plăți semnează un contract de comerciant cu vânzătorul și îi virează banii în cont. Procesatorii lucrează, de regulă, cu firme și activități autorizate; ce acte cer verifici pe site-ul procesatorului ales.
- Facturile. Vânzările online se documentează, de regulă, cu factură, iar facturile se transmit prin RO e-Factura, inclusiv cele către persoane fizice. O persoană fizică neînregistrată nu emite facturi.
- Livrarea cu ramburs. Poți trimite un colet și ca persoană fizică, dar contractul cu tarife negociate, AWB generat din comandă și rambursul virat în cont se încheie, de regulă, cu o firmă.
- Furnizorii en-gros. Vând către firme și emit facturi pe numele lor, iar fără factură de achiziție nu poți justifica marfa revândută. Cum îi alegi și cum îi testezi e explicat în ghidul despre sursele de marfă pentru un magazin online.
- Paginile legale. Termenii, politica de retur și informațiile pentru consumatori încep cu datele vânzătorului: denumirea, codul fiscal, numărul de înregistrare și sediul. Fără o formă înregistrată nu ai ce trece acolo.
Ce acte pregătești, de la codul CAEN la politica de retur și informațiile cerute de ANPC, găsești punct cu punct în checklistul de acte necesare pentru un magazin online.
Să zicem că faci lumânări parfumate acasă și le vinzi pe Instagram. Comenzile vin în mesaje, iar plata prin transfer în contul personal. Merge cât timp comenzile sunt puține. Apoi un client cere factură pentru un cadou de firmă, altul vrea să plătească cu cardul, iar un magazin de decorațiuni vrea o cantitate mai mare, cu factură. Toate trei cererile depind de același lucru: o formă înregistrată. Iar vânzările de până atunci merită discutate cu contabilul înainte de înregistrare, nu după.
Marketplace-urile: fără magazin propriu, dar nu fără firmă
Pe un marketplace poți vinde fără să ai un magazin online propriu, dar nu fără firmă: contul de vânzător se deschide pe datele unei forme înregistrate. Platforma îți dă vitrina și clienții, iar obligațiile vânzătorului rămân ale tale: factura, produsul, garanția și returul.
Platforma easySales scrie explicit că nu ai nevoie de un magazin online ca să vinzi pe marketplace. Partea cu firma o arată chiar pagina eMAG Marketplace, care descrie înscrierea în patru pași: primul este „Adaugă informațiile despre companie”, urmat de încărcarea documentelor și semnarea contractului. De la înscriere la listare, comision și livrare, totul e explicat în ghidul despre cum vinzi pe eMAG Marketplace.
Platformele de anunțuri, de tipul OLX, au conturi de persoană fizică, potrivite pentru lucrurile tale personale. Tipul contului nu schimbă însă natura activității: dacă revinzi constant marfă, e comerț și acolo.
După înregistrare, marketplace-ul poate fi un prim canal: vinzi pe trafic existent și afli ce produse merg. Relația cu clientul rămâne însă a ta abia în magazinul propriu, așa că multe firme le folosesc pe amândouă.
Dropshipping fără firmă: se poate?
Nu. Dropshipping-ul nu ocolește nevoia unei forme înregistrate, pentru că, deși marfa pleacă direct de la furnizor, vânzătorul ești tu: tu încasezi plata, tu emiți factura și tu răspunzi față de client pentru livrare și retur.
Faptul că nu ții stoc schimbă logistica, nu obligațiile, iar mulți furnizori de dropshipping lucrează oricum doar cu firme. Cum funcționează modelul și ce rămâne în grija ta găsești în explicația completă despre dropshipping.
Ce poți pregăti înainte să ai firma
Înainte de înregistrare poți pregăti tot ce nu înseamnă vânzare: produsele, calculul de marjă, furnizorii, fotografiile, textele, structura catalogului și numele, verificat ca denumire de firmă, domeniu și marcă. Ce nu faci este să iei comenzi și să încasezi bani înainte să existe forma înregistrată.
Firma și magazinul pot avansa în paralel, dar plățile reale, curierul și facturarea se activează doar pe datele firmei.
Pașii, în ordine: de la idee la prima comandă
Ordinea sănătoasă pune contabilul și înregistrarea înaintea contractelor, iar contractele înaintea lansării. Forma juridică vine înaintea primei comenzi, nu după ea.
- Alege produsele și calculează marja cu cifre reale de la furnizori: achiziție, transport, ambalaj, comision de plată, retururi, reclame.
- Discută cu un contabil forma juridică, codul CAEN, regimul de TVA și evidența pe care o vei ține.
- Înregistrează forma aleasă la Registrul Comerțului, singur sau prin contabil.
- Deschide contul bancar pe numele activității.
- Semnează contractele cu procesatorul de plăți, curierul și programul de facturare. De regulă, procesatorul verifică și site-ul, inclusiv paginile legale, înainte să activeze plățile.
- Pregătește paginile legale cu un avocat sau un jurist.
- Construiește magazinul sau deschide contul pe marketplace, ori pe amândouă.
- Plasează comenzi de test cu fiecare metodă de plată și de livrare și verifică plata, factura, AWB-ul și emailul de confirmare.
- Lansează și pornește promovarea, în ordinea din ghidul despre canalele care aduc comenzi unui magazin online.
La pasul șapte, un proiect de creare magazin online la Magnitude Web pornește de la produsele tale și de la felul în care livrezi. Magazinul se construiește în cod și se conectează la orice procesator de plăți, orice curier și orice program de facturare cu care lucrezi; Netopia, Stripe, FAN Courier sau SmartBill sunt doar exemple. Dacă vrei să primești un magazin online la cheie, plățile, curierul, AWB-ul și facturarea automată sunt configurate și verificate cu comenzi de test înainte de lansare, iar la predare primești training pentru administrare. Pachetul pornește de la 700 €; costurile cu înființarea firmei și cu contabilitatea sunt separate.
De ce contează forma juridică pentru o afacere mică din România
Forma înregistrată contează pentru că de ea depind metodele de plată și de livrare pe care le așteaptă cumpărătorii din România: plata cu cardul, rambursul încasat prin curier și factura cerută de clienții firme. Fără ea, magazinul rămâne la transferuri în contul personal și la încredere pe cuvânt.
- Încrederea. Mulți cumpărători caută datele vânzătorului în subsolul site-ului, iar un magazin fără ele pare riscant.
- Rambursul. Plata la livrare rămâne o opțiune pe care mulți clienți o caută, iar ea trece prin contractul cu curierul.
- Clienții firme. O firmă care cumpără pentru activitatea ei are nevoie de factură ca să înregistreze cheltuiala.
- Riscul. Comerțul desfășurat fără înregistrare poate fi sancționat, iar vânzările făcute astfel pot atrage obligații fiscale. Cât de expusă e situația ta afli de la un contabil, nu de pe forumuri.
Greșeli frecvente când vinzi fără firmă
Cele mai multe probleme apar când vânzările cresc înaintea formei juridice, nu invers.
- Credința că un volum mic te scutește. Câteva comenzi pe lună nu transformă revânzarea în vânzare ocazională: contează, de regulă, ce faci, nu doar cât.
- Magazinul pe firma unui prieten. Pare o soluție rapidă, dar facturile, banii și răspunderea față de clienți sunt ale firmei lui.
- Încasări de afacere în contul personal. Banii se amestecă, iar reconstituirea vânzărilor pentru contabil devine o muncă de arhivă.
- Forma juridică aleasă după un calcul de pe internet. Impozitele și pragurile se schimbă, iar cifrele altcuiva nu sunt ale tale.
- Magazinul gata, firma „după”. Fără datele firmei nu activezi plățile, curierul și facturarea, deci lansarea se amână oricum.
Un scenariu frecvent: un prieten cu SRL acceptă ca magazinul să funcționeze pe firma lui, „până îți faci și tu”. Marfa, deciziile și munca sunt ale tale, dar contractul cu procesatorul, facturile, banii încasați și răspunderea pentru retururi sunt ale firmei lui. La prima neînțelegere, niciunul nu are o poziție clară, iar mutarea pe firma ta înseamnă contracte și integrări refăcute.
Termeni pe care merită să îi știi
Termenii de mai jos apar în orice discuție cu un contabil despre vânzarea online.
- Registrul Comerțului (ONRC): instituția la care se înregistrează PFA-urile, întreprinderile individuale și societățile.
- CUI (cod unic de înregistrare): codul fiscal al activității, trecut pe facturi, în contracte și în subsolul magazinului.
- Cod CAEN: codul activității declarate; pe cel pentru comerțul online îl stabilești cu contabilul.
- Personalitate juridică: calitatea de a fi o entitate separată de proprietar; o are SRL-ul, nu și PFA-ul.
- Procesator de plăți: firma care încasează plățile cu cardul pentru magazin, pe baza unui contract de comerciant.
- Ramburs: plata la livrare; curierul încasează banii de la client și îi virează vânzătorului.
Întrebări frecvente
Pot vinde online ca persoană fizică?
Da, dar doar ocazional și doar bunuri personale, cum sunt lucrurile pe care nu le mai folosești. Dacă vinzi constant, cumperi ca să revinzi sau produci pentru vânzare, ai nevoie de o formă înregistrată, de obicei PFA, întreprindere individuală sau SRL.
Ce e mai bine pentru un magazin online, PFA sau SRL?
Pentru un magazin mic, pornit de o singură persoană, PFA-ul este de obicei mai simplu de administrat. SRL-ul se potrivește când vrei asociați, plănuiești să crești sau vrei să separi riscul afacerii de bunurile personale. Alegerea finală o faci cu un contabil.
Pot vinde pe eMAG fără firmă?
Nu. Pagina eMAG Marketplace cere, chiar la primul pas al înscrierii, informațiile despre companie, apoi documentele și semnarea contractului.
Pot vinde fără firmă produse făcute de mine?
Ocazional, da; constant, de regulă nu. Dacă faci produsele ca să le vinzi și vinzi repetat, e o activitate economică. Pentru alimente și produse agricole se aplică reguli suplimentare, pe care le clarifici cu un contabil.
Ce fac dacă am vândut deja online fără firmă?
Discută cât mai repede cu un contabil și du-i tot ce ai: anunțurile, încasările și coletele trimise. El îți spune ce obligații pot exista pentru vânzările trecute și ce formă să înregistrezi. Până atunci, nu extinde vânzările și nu porni reclame.